8 điều nhà quản lý làm khiến nhân viên nghỉ việc (và cách khắc phục) - Mai Xuân Đạt Blog

8 điều nhà quản lý làm khiến nhân viên nghỉ việc (và cách khắc phục)

Bài gốc: https://hbr.org/2019/09/8-things-leaders-do-that-make-employees-quit

Tóm lược. Khoảng 1/4 số nhân viên nghỉ việc trong năm đầu tiên. Phần còn lại ở lại lâu hơn một chút. Điều này có nghĩa là bạn có nhiều thời gian để đánh giá rủi ro nhân viên nghỉ việc & giải quyết chúng. Nhưng, nhiều khi mọi người nghỉ việc bắt nguồn sâu từ những lý do sâu xa khó nhận ra: sai lầm trong lãnh đạo. Một số sai lầm lãnh đạo phổ biến khiến nhân viên bỏ việc là: đặt ra các mục tiêu không nhất quán, đặt mọi người vào sai vai trò, không tạo được môi trường an toàn về mặt tâm lý và thiên vị… Hiểu những hành vi này và cách chúng tác động đến nhân viên, sẽ giúp bạn xác định những người có nguy cơ nghỉ việc và thực hiện những thay đổi có thể thuyết phục họ ở lại.

Các “thuật toán” ngày càng trở nên có sức mạnh ở nơi làm việc, chúng giúp lọc ra một danh sách để ra các quyết định quan trọng: ai được tăng lương, ai được thăng chức, thậm chí … ai bị sa thải.

Nhiều hệ thống tính toán như vậy đang được chứng minh là có giá trị cao. Nhưng có lẽ khả năng ấn tượng nhất là dự đoán nhân viên nào sẽ nghỉ việc. IBM đang trong quá trình cấp bằng sáng chế cho một thuật toán được cho là có thể dự đoán rủi ro nghỉ việc với độ chính xác 95%.

Việc để mất một nhân viên có thể ảnh hưởng mạnh đến tinh thần của cả đội và dẫn đến hiệu ứng domino khiến hiệu suất – năng suất kém. Đó là chưa kể, “nhân viên nghỉ việc” gây ra những tốn kém lớn. Mỗi nhân viên nghỉ việc, thiệt hại sẽ tương đương 6 – 24 tháng lương của người đó (bao gồm chi phí tuyển dụng bổ sung, đào tạo nhân sự mới, chi phí cơ hội cho khoảng thời gian chuyển giao …), tùy vào mức độ quan trọng của nhân sự.

Nhưng không phải công ty nào cũng có công cụ hiện đại để giúp họ dự đoán nhân viên nghỉ việc. Ngoài ra, các mô hình dự đoán không giải thích được lý do tại sao nhân viên lại nghỉ việc. Lý do bỏ việc cũng phức tạp như lý do … bỏ thuốc lá.

Mười lăm năm làm việc trong lĩnh vực khoa học dữ liệu, tôi đã chạy vô số mô hình dự đoán về khả năng giữ chân nhân viên và thu hút khách hàng, với đủ các ngành nghề. Thông qua công việc của mình, tôi đã xác định được 8 sai lầm lãnh đạo phổ biến giải thích lý do nhân viên nghỉ việc. Hiểu các lý do này và cách chúng tác động đến nhân viên, sẽ giúp bạn xác định những người có nguy cơ nghỉ và thực hiện những thay đổi có thể thuyết phục họ ở lại.

Sai lầm 1: Đặt mục tiêu hoặc kỳ vọng không nhất quán.

Hãy xem xét tình huống này: Một nhân viên bán hàng tại một công ty cho thuê xe oto phải lựa chọn giữa việc phục vụ khách hàng tiếp theo của cô ấy hoặc nhập chính xác thông tin của khách hàng trước đó vào hệ thống. Người quản lý của cô ấy đã nói rõ rằng “dịch vụ chậm là dịch vụ kém”, nhưng cô ấy biết rằng nhập thông tin khách hàng không đúng cách có thể khiến cô ấy bị sa thải.

Việc lựa chọn giữa hai công việc này khiến cô ấy phải trải qua mức độ căng thẳng hàng ngày và hậu quả là cô ấy ghét công việc của mình.

Tình trạng này không phải là hiếm. Khi nhân viên buộc phải lựa chọn giữa các nhiệm vụ để đáp ứng kỳ vọng của người quản lý, kết quả chúng ta có một nhóm toàn những nhân viên căng thẳng không có ưu tiên rõ ràng trong công việc.

Làm thế nào bạn có thể tránh tình trạng này?

Hãy tham khảo cách của Disney. Mỗi nhân viên trong Vương quốc Phép thuật được đưa ra một danh sách ưu tiên với các nhiệm vụ được xếp theo thứ tự từ quan trọng nhất đến kém quan trọng nhất. An toàn được đặt lên hàng đầu, tiếp theo là lịch sự, hiệu suất tiếp theo và cuối cùng là hiệu quả.

Khi các nhân viên rơi vào tình huống khó khăn phải ra quyết định, không ai bối rối.

Bạn có thể tạo ra sự ổn định tương tự cho nhóm của mình bằng cách nhất quán và rõ ràng với những kỳ vọng của bạn. Viết chúng ra – ngay cả khi nó chỉ dành cho bạn – để xem có mâu thuẫn hoặc trùng lặp nào không. Sau đó, thực hiện các thay đổi cần thiết và chia sẻ chúng. Khi làm như vậy, bạn sẽ trao quyền cho nhân viên & giảm bớt căng thẳng bằng cách cho họ cảm giác kiểm soát tốt hơn các nhiệm vụ của bản thân.

Quan trọng nhất, bạn sẽ làm cho công việc trở nên dễ chịu hơn.

Sai lầm 2: Có quá nhiều ràng buộc về quy trình.

Các ràng buộc về quy trình thường xảy ra khi thiếu thông tin, nguồn lực hoặc yếu tố khác khiến nhân viên không thể thực hiện công việc của họ.

Tôi đã thấy điều này xảy ra, chẳng hạn khi một nhân viên bị buộc phải đợi một số nhiệm vụ không phải của họ được hoàn thành trước khi họ có thể tiếp tục công việc của mình. “Quy trình” trong trường hợp đó kìm hãm hiệu suất của nhân viên, khiến họ bị đánh giá thấp dù không phải là lỗi của họ. Nhân viên bắt đầu cảm thấy bất lực và xuống tinh thần, chất lượng công việc kém và trở nên thất vọng.

Làm thế nào bạn có thể tránh tình trạng này?

Bạn cần xem xét ngữ cảnh khi đánh giá hiệu suất. Nói chuyện cởi mở với nhân viên về hiệu suất của họ, đặt những câu hỏi giúp nhân viên thoải mái thảo luận bất kỳ mối quan tâm nào từ họ. Xem xét các điều kiện khách quan, chủ quan ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên.

Nếu bạn nhận thấy rằng những ràng buộc trong quy trình đang ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên, hãy can thiệp và cải thiện tình hình. Đôi khi điều này có thể đòi hỏi phải có những cuộc trò chuyện khó khăn với các phòng ban hoặc lãnh đạo khác. Nhưng những cuộc trò chuyện này cuối cùng sẽ mang lại lợi ích cho nhân viên cũng như lợi nhuận của công ty.

Sai lầm 3: Lãng phí tài nguyên của bạn.

Giả vờ bạn là một giám đốc tiếp thị. Bạn cần tạo kế hoạch triển khai một chiến dịch mới cho đến thứ Sáu. Hiện tại là thứ Ba, về mặt lý thuyết bạn còn nhiều thời gian. Nhưng có một vấn đề: bạn có 6 cuộc họp trong hôm nay, ngày mai bạn có 7 cuộc họp cả ngày, vào thứ Năm bạn phải tham gia một đào tạo trong 5h. Có vẻ như bạn chẳng còn thời gian để làm việc?

Đây là những gì chúng tôi gọi là lãng phí tài nguyên. Trong trường hợp trên và nhiều trường hợp khác, tài nguyên lãng phí là thời gian. Những nhân viên thường xuyên bị dồn ép về thời gian có xu hướng kiệt sức nhanh hơn, điều này ảnh hưởng đến chất lượng công việc của họ.

Nếu bạn không cung cấp cho nhân viên của mình những nguồn lực mà họ cần để thành công, bạn đang đẩy họ đến thất bại. Không có gì lạ khi nhân viên trong tình huống này rời đi và tìm kiếm một công ty có văn hóa làm việc bền vững hơn.

Làm thế nào bạn có thể tránh tình trạng này?

Đôi khi “cả tuần bận rộn” dẫn đến lãng phí tài nguyên là điều khó tránh khỏi. Nhưng việc tạo một danh sách công việc theo ma trận “Quan trọng – Gấp” có thể hữu ích.

Ví dụ: nếu nhân viên của bạn biết việc lập kế hoạch cho chiến dịch tiếp thị có thời hạn là thứ Sáu, hãy hướng dẫn họ chia nhỏ các nhiệm vụ cần hoàn thành trước thời hạn đó và cân nhắc xem việc hoàn thành tất cả chúng có thực tế hay không. Trước khi giao cho nhân viên nhiệm vụ bổ sung hoặc yêu cầu các cuộc họp hãy hỏi: “Nhiệm vụ bổ sung này có quan trọng không? Nhân viên này có thực sự cần có mặt trong cuộc họp không?” Nếu câu trả lời là “không”, hãy dừng giao việc hoặc bắt họ tham gia cuộc họp.

Sai lầm 4: Đặt con người sai vai trò.

Giao sai việc cho nhân viên là một ví dụ khác về lãng phí: lãng phí kiến ​​thức và kỹ năng. Nhân viên không được giao công việc đúng sở trường có thể cảm thấy bị đánh giá thấp và coi thường.

Quá trình tuyển dụng giúp công ty tìm ra đúng người cho đúng yêu cầu công việc của một vị trí dựa trên những gì nhân viên viết trong CV, hay những gì họ thể hiện qua cuộc phỏng vấn. Nhưng ngay sau khi ứng viên trở thành nhân viên, một công việc không đúng sở trường được giao sẽ mang lại rủi ro “nghỉ việc”. Rủi ro đó liên tục hiện hữu trong suốt quá trình nhân viên làm việc sau này.

Làm thế nào bạn có thể tránh tình trạng này?

Tốt nhất bạn nên minh bạch về các vai trò công việc mà bạn đang tuyển dụng. Với nhân viên hiện tại, bắt đầu bằng cách kiểm tra mô tả công việc và so sánh nó với các công việc hiện tại của nhân viên. Có nhiệm vụ không phù hợp không? Nếu có, chúng có nhiều không? Ghi chép, sau đó thảo luận với nhân viên để xem đâu là công việc thiếu liên quan nhất.

Có thể bạn không thể ngay lập tức thay đổi tình trạng, nhưng bạn có thể cùng nhân viên đưa ra kế hoạch để giúp nhân viên có thể được nhận những công việc đúng sở trường hơn, loại bỏ các nhiệm vụ mang lại ít giá trị cho nhân viên & cho công ty.

Sai lầm 5: Giao nhiệm vụ nhàm chán hoặc quá dễ dàng.

Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn phải tham dự một sự kiện (công việc) mà bạn thực sự không muốn tham dự. Có thể bạn đã phải trò chuyện với quá nhiều người về những chủ đề không thú vị hoặc ngồi xem các cuộc hội thảo nhàm chán kéo dài hàng giờ đồng hồ trong một ngày.

Bạn cảm thấy thế nào? Bạn có thể kiệt sức, rất kiệt sức – mặc dù tất cả những gì bạn phải làm chỉ là nói một chút và lắng nghe.

Tại sao?

Bởi vì bạn đang kìm nén cảm xúc của mình. Kìm nén, thay vì thừa nhận, bất kỳ cảm giác nào cũng có thể ảnh hưởng đến mức năng lượng của bạn, ngay cả khi cảm giác đó là buồn chán.

Nếu một nhân viên có có vẻ như đang làm ít việc hoặc liên tục mất nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ, đừng cho rằng họ lười biếng! Công việc ít hơn không phải lúc nào cũng dễ dàng hơn.

Khi nhân viên không có đủ việc để làm, họ có thể mất động lực và trải qua những cảm xúc tiêu cực. Nếu họ kìm nén những cảm xúc đó, họ có thể trở nên kiệt quệ về thể chất và tinh thần. Kết quả cuối cùng là thiếu sự hài lòng và sự gắn bó trong công việc, buộc nhân viên cuối cùng phải đặt câu hỏi liệu công việc này có phù hợp với họ hay không.

Làm thế nào bạn có thể tránh tình trạng này?

Nếu nhân viên của bạn làm việc không ổn định, lúc năng suất lúc không, hãy đưa thêm các thử thách lúc nhân viên đó có vẻ “hơi rảnh”.

Trước khi giao nhiệm vụ, hãy hỏi nhân viên của bạn về sở thích và đam mê của họ. Dựa trên câu trả lời, hãy giao cho nhân viên công việc sẽ giúp nâng cao kiến ​​thức, kỹ năng hoặc giúp nhân viên phát triển đúng hướng.

Các mục tiêu rõ ràng và một lộ trình đạt được chúng cũng sẽ giúp bạn theo dõi và kiểm tra sự tiến bộ của nhân viên.

Sai lầm 6: Không tạo ra được một nền văn hóa an toàn về mặt tâm lý.

Môi trường thù địch rất dễ phát hiện. Nếu bạn nhận thấy các thành viên trong nhóm của mình tỏ ra quá đồng tình hoặc ngược lại, ít nói trong các cuộc họp, đó là một dấu hiệu xấu.

Khi nhân viên lo sợ những suy nghĩ hoặc ý tưởng của họ sẽ gặp phải hậu quả, họ có xu hướng hành xử như vậy, Có thể đang có một nền văn hóa sợ hãi!

Những nhân viên không cảm thấy an toàn về mặt tâm lý sẽ dễ mắc sai lầm hơn và ít có khả năng chấp nhận rủi ro. Họ lảng tránh các xung đột hay tranh luận dù điều đó giúp phát triển bản thân.

Ngược lại, các nhân viên cảm thấy an toàn về mặt tâm lý sẽ làm việc hiệu quả, sáng tạo và tận hưởng cảm giác thân thuộc.

Làm thế nào bạn có thể tránh tình trạng này?

Để tạo ra một môi trường làm việc an toàn về mặt tâm lý, hãy cho nhóm của bạn thấy rằng bạn cởi mở với những ý tưởng mới.

Trong các cuộc họp, hãy đặt câu hỏi trước khi đưa ra câu trả lời và thưởng cho những người phát biểu bằng cách cảm ơn họ đã đóng góp ý kiến. Hãy xem xét tất cả các quan điểm khi suy nghĩ về giải pháp và đảm bảo rằng nhóm của bạn biết rằng không có cái gọi là “câu trả lời sai”.

Nếu một ý tưởng có nhiều tiềm năng, bạn thậm chí có thể yêu cầu nhân viên của mình thực hiện nó hoặc trình bày những gì họ nghĩ ra trong cuộc họp gần nhất. Bạn càng tôn trọng các ý kiến của nhân viên, họ càng cảm thấy được trao quyền, đánh giá cao và an toàn hơn khi làm việc cho bạn.

Ngoài ra, hãy thể hiện sự khiêm tốn. Khi bạn nhận ra lỗi của mình hoặc thừa nhận rằng bạn không có tất cả các câu trả lời, bạn cho nhân viên của mình thấy rằng bạn có thể “thất bại”. Hãy nhìn nhận quan điểm rằng thất bại là cơ hội để phát triển và nhóm của bạn sẽ bắt đầu làm điều tương tự.

Sai lầm 7: Tạo môi trường làm việc quá an toàn.

Các nghiên cứu chỉ ra rằng mức độ vừa phải của áp lực và sự xung đột/bất đồng tại nơi làm việc là tốt cho sự phát triển của nhân viên.

Nhưng điều quan trọng là chúng điều độ. Khi nhân viên cảm thấy bị áp lực quá mức, họ có thể hành động “phi đạo đức” trong tuyệt vọng. Mặt khác, nếu nhân viên của bạn không có áp lực nào cả, họ có thể bắt đầu tự hỏi liệu công việc của họ có còn quan trọng hay không.

Những người không tìm thấy ý nghĩa hoặc mục đích trong công việc sẽ làm việc dưới mức tiềm năng, kém năng suất hơn và thường kém trung thành hơn những người làm việc trong các tổ chức có mục đích.

Làm thế nào bạn có thể tránh tình trạng này?

Một cách để tạo ra sự xung đột/bất đồng lành mạnh là cung cấp cho nhóm của bạn phản hồi thường xuyên – cả tích cực và tiêu cực.

Khi được đưa ra một cách chu đáo và không phán xét, phản hồi tiêu cực có thể mang lại cho mọi người thông tin có ý nghĩa để tiến bộ. Bạn cũng nên cho nhân viên của mình biết về những gì họ đang làm tốt và vai trò của họ đóng góp như thế nào đối với các mục tiêu của tổ chức (bất kể đóng góp của họ lớn hay nhỏ).

Đổi lại, nhân viên sẽ bắt đầu thấy mình phù hợp với bức tranh lớn như thế nào, và bắt đầu cảm thấy công việc của họ có ý nghĩa hơn.

Sai lầm 8: Dẫn dẵn bằng sự thiên vị.

Các nghiên cứu về người tiêu dùng cho thấy khách hàng đánh giá cao việc được đối xử công bằng với số tiền họ bỏ ra, và điều tương tự cũng diễn ra với nhân viên – những người đang bỏ thời gian của họ cho công việc.

Những nhà lãnh đạo công bằng – không thiên vị – là những nhà lãnh đạo mà nhân viên có thể tin tưởng. Mối quan hệ đáng tin cậy giữa quản lý và nhân viên tạo ra “môi trường làm việc tốt”, cải thiện hiệu suất và làm tăng doanh thu.

Sự thiếu tin tưởng có thể dẫn đến xuống tinh thần. Hãy nghĩ theo cách này: nếu nhân viên của bạn không tin tưởng rằng bạn đang dẫn dắt họ đi đúng con đường, gắn kết nỗ lực của họ với mục tiêu chung, liệu họ có muốn ở lại?

Làm thế nào bạn có thể tránh tình trạng này?

Thực hành nhận thức về bản thân là một khởi đầu tốt. Các nhà quản lý có thể nhận ra những thành kiến ​​ngầm của họ & thực hiện các điều chỉnh để khắc phục, trở thành nhà lãnh đạo công bằng và chính trực hơn.

Trước khi bạn đưa ra một quyết định quan trọng, hãy xem xét điều gì đang thúc đẩy bạn, bằng chứng hay cảm xúc, logic hay cảm tính? Bạn đã xem xét các góc nhìn khác chưa? Có lỗ hổng nào trong suy nghĩ, hiểu biết mà bạn cần bổ sung trước khi quyết định không?

Yêu cầu mọi người trong nhóm của bạn phản hồi thường xuyên, lắng nghe chúng cũng sẽ giúp xây dựng văn hóa công bằng và giao tiếp cởi mở.

Sau cùng, không có cách nào toàn vẹn.

Đôi khi một ai đó muốn rời đi chỉ đơn giản vì họ sẽ làm như vậy. Thay vì kỳ vọng ở nhân viên một cách phi lý trí, hãy tập trung vào hành vi của chính bạn, những gì bạn có thể kiểm soát. Bài viết này có thể làm nên những điều kỳ diệu, cải thiện hiệu suất và sự gắn kết trong nhóm của bạn.

Bạn càng quản lý tốt, thì nhóm của bạn sẽ càng hiệu quả, sáng tạo, hài lòng & quan trọng nhất là trung thành.

Tags: