Tôi có nên thay thế KPI bằng OKRs hay không? - Mai Xuân Đạt Blog

Tôi có nên thay thế KPI bằng OKRs hay không?

Hầu như gặp bất kỳ ai, câu hỏi mà mình được hỏi cũng sẽ bao gồm chủ đề về “OKRs & KPI”. Thật sự thì chủ đề này rất khó trả lời ngắn gọn, phải bắt đầu từ bước giải thích… thế nào là làm KPI đúng.

Các câu hỏi phổ biến như:

  • OKRs & KPI khác nhau chỗ nào
  • Tôi có nên thay thế KPI bằng OKRs hay không?
  • Dùng OKRs, vậy tôi phải bỏ KPI à?
  • OKRs hơn KPI chỗ nào?
  • OKRs và KPI có thể dùng đồng thời không?
  • OKRs nhìn cũng giống giống KPI.
  • ….

Chúng ta sai … từ đầu!

Vì mình chưa gặp được DN nào dùng KPI đúng mục đích (KPI là thước đo, là chỉ báo cho biết sức khỏe của DN, dự án), nên mình tạm coi là phần lớn chúng ta đang dùng KPI sai. Nên câu trả lời sẽ là: “Bạn có sử dụng KPI đâu, nên không thể nói là bỏ KPI để dùng OKRs”.

Việc so sánh OKRs & KPI cũng không có ích vì bản chất bạn đang không dùng KPI. Thật ra, bạn đang dùng … MBO (Management by Objectives).

Khi bạn nói chuyện với nhân viên “KPI tháng này của em là…”, nếu dịch đầy đủ ra nó sẽ như sau: “Chỉ báo hiệu suất trọng yếu tháng này của em là…”. Nghe nó rất kỳ cục đúng không. Thật ra bạn đang muốn nói “Mục tiêu tháng này của em là…”, đúng chứ?

Như vậy, các công ty sử dụng KPI theo cách nói “KPI tháng này của em là…” thực ra đang không sử dụng KPI, mà là đang quản lý mục tiêu theo cách truyền thống Thác đổ (mục tiêu đi từ trên xuống). Cách quản trị theo mục tiêu đã có từ 1950, được khởi xuống bởi cha đẻ của ngành Quản trị hiện đại Peter Drucker.

Đăng ký nhận bài viết mới qua email

Những nội dung tâm đắc nhất của tôi sẽ đăng tải trên blog này. Đừng bỏ lỡ nhé!

    KPI đúng, là gì?

    KPI là chỉ báo hiệu suất trọng yếu (chính) cho thấy sức khỏe của một DN, một dự án trên tiến trình hướng tới đạt được Mục tiêu. KPI được lựa chọn từ việc xác định các nhân tố thành công chính của tổ chức (Critical Success Factors – CSF).

    Ví dụ với VNOKRs, CSF có thể là: Sự phát triển của cộng đồng VNOK, Hiệu quả của các lớp học OKRs, Chất lượng tư vấn, Chất lượng đội ngũ nhân sự, Khả năng lan truyền kiến thức …
    Từ CSF, sẽ tìm ra các KPI như: Doanh nghiệp ứng dụng OKRs thành công, Doanh nghiệp từ bỏ OKRs sau khi đã lựa chọn và áp dụng, Sự hài lòng của khách hàng sau khi học/tư vấn …

    Trong cuốn sách KPI của David Parmenter, có một KPI của một hãng máy bay được lấy ví dụ xuyên suốt từ đầu cuốn sách là “Chuyến bay trễ”. Chỉ báo này được theo dõi liên tục, mỗi khi có chuyến bay trễ xuất hiện, ngay lập tức thông tin này sẽ được báo lên tới CEO, tiếp theo CEO sẽ gọi điện ngay cho nơi có chuyến bay trễ xảy ra và nhắc nhở, tìm biện pháp khắc phục.

    Ví dụ này cho thấy KPI được tạo ra để theo dõi và cảnh báo những kết quả, hành động ảnh hướng lớn tới hiệu suất.

    • KPI không phải là “Giảm số chuyến bay trễ xuống dưới 100 chuyến/năm”.
    • KPI là “Chuyến bay trễ”.
    • Khi được phát biểu thành “Giảm số chuyến bay trễ xuống dưới 100 chuyến/năm” thì nó trở thành Mục tiêu.
    • Để Mục tiêu đạt được thì cần Quản trị Mục tiêu.

    Quản trị mục tiêu có rất nhiều mô hình, khung, tư duy quản trị, trong đó có OKRs. OKRs sinh ra từ 1970 tại Intel nhưng chỉ trở thành hiện tượng toàn cầu trong khoảng 10 năm trở lại đây. Công ty áp dụng OKRs sớm nhất (sau Intel) có lẽ là Google, tiếp theo là tới các công ty xung quanh Google ở thung lũng Silicon.

    OKRs kết hợp hay thay thế KPI?

    Nếu doanh nghiệp đang dùng KPI sai, tức là đang quản lý mục tiêu Thác đổ như nói ở đầu bài và gọi chúng là KPI (như vậy là sai), thì việc sử dụng OKRs chỉ đơn giản là việc nâng cấp cách quản trị mục tiêu.

    Nếu doanh nghiệp đang dùng KPI đúng, tức là sử dụng các chỉ báo để đo hiệu suất, thì việc áp dụng OKRs cũng không ảnh hưởng gì tới KPI mà ngược lại còn làm cho KPI trở nên hiệu quả hơn. Mỗi khi phát hiện ra có KPI không tốt, ảnh hưởng tới hiệu suất, tới việc đạt được mục tiêu sau cùng của tổ chức, OKRs sẽ là công cụ hữu ích để cải thiện các KPI.

    Ví dụ KPI cho mục tiêu có được thể trạng tốt để leo núi sẽ gồm: nhịp tim, huyết áp, khả năng đi bộ đường dài …

    Khi xác định được KPI, bước tiếp theo là đo lường để biết được trạng thái của KPI. Giả sử KPI “khả năng đi bộ đường dài”, thực trạng là có thể đi bộ 10km/ngày, thực trạng này thấp hơn mức tối thiểu cần thiết là 20km/ngày.

    Lúc đó chúng ta có thể kết luận là thể trạng chưa đủ tốt để đạt mục tiêu leo núi. Khi đó sẽ tồn tại một mục tiêu: Tăng khả năng đi bộ đường dài từ 10km lên 20km/ngày.

    Để đạt được mục tiêu này, có thể sử dụng OKRs.

    Tóm tắt

    • OKRs là Quản trị mục tiêu và kết quả chính, nhằm đạt được mục tiêu thách thức.
    • KPI là Chỉ báo hiệu suất (đo lường sức khỏe) nhằm đánh giá sự thành công của một tổ chức hoặc của một hoạt động cụ thể trên tiến trình hướng tới mục tiêu.

    Cả 2 đều hướng tới đích đạt được các mục tiêu, nhưng theo 2 cách khác nhau. Có thể sử dụng riêng biệt hoặc kết hợp, miễn là sử dụng chúng đúng cách.

    Cái mà mình thích ở OKRs là nó tạo ra sự hợp tác toàn diện trong doanh nghiệp và cùng nhau hướng tới những mục tiêu thách thức thực sự. OKRs dựa trên niềm tin vào khả năng của con người và năng lực trao quyền mạnh mẽ của các nhà quản lý với cấp dưới của mình.

    OKRs, phiên bản nâng cấp của MBO, khắc phục nhiều yếu điểm của Quản trị mục tiêu thời kỳ đầu như sự xung đột giữa nhà quản lý và cấp dưới, khả năng tạo ra các kết quả xấu (cố gắng bán hàng cho khách hàng không phù hợp), tâm lý e ngại của nhân viên trước các mục tiêu cao, tính chính trị trong tổ chức (sử dụng các biện pháp phi hiệu suất để đạt được mục tiêu).

    Cho nên nếu bạn hỏi “Nên sử dụng OKRs hay KPI (sai)” thì mình sẽ trả lời là nên sử dụng OKRs. Còn bạn hỏi “Nên sử dụng OKRs hay KPI (đúng)” thì mình sẽ trả lời là nên sử dụng cả 2 nếu đủ sức tìm hiểu kỹ lưỡng cả 2, nếu không thì tập trung sử dụng OKRs đi vì KPI (đúng) rất khó.

    Đăng ký nhận bài viết mới qua email

    Những nội dung tâm đắc nhất của tôi sẽ đăng tải trên blog này. Đừng bỏ lỡ nhé!

      Tham khảo thêm:

      Mai Xuân Đạt, VNOKRs.

      p/s: mình không có rành về KPI lắm, hiểu đủ để phân biệt thôi. Việc tìm ra các KPI đúng thực sự rất phức tạp.

       

      Tags: