5 câu hỏi mà mọi nhà quản lý cần hỏi nhân viên

(Bài dịch từ https://hbr.org)

Sara, một nhân viên sắp nghỉ việc, ngồi đối diện với lãnh đạo nhân sự của công ty cô ấy để “phỏng vấn nghỉ việc” (trò chuyện khi xin nghỉ việc). Là giám đốc điều hành Marketing (CMO) của một công ty dịch vụ tài chính, cô đã từ chức sau 5 năm để đảm nhận vai trò CMO tại một công ty khởi nghiệp fintech.

Khi giám đốc nhân sự hỏi Sara, “Có điều gì mà chúng tôi có thể làm để giữ bạn ở đây không?” Sara dừng lại. “Đúng. Tôi ước có những cuộc trò chuyện về mục tiêu nghề nghiệp và cơ hội phát triển của mình” cô nói.

Đây chỉ là một trong những cuộc thảo luận thường diễn ra quá muộn, sau khi những tài năng hàng đầu đã quyết định ra đi.

Khi số lượng người lao động bỏ việc tiếp tục tăng lên, các nhân viên “sắp trở thành nhân viên cũ” đang tìm cách tránh các cuộc phỏng vấn với các đại diện phòng nhân sự, những người hy vọng hiểu rõ hơn về những gì đang xảy ra bên trong công ty – những điều mà các Lãnh đạo và Quản lý không hề hay biết.

Theo Yuletta Pringle, cố vấn chuyên môn tại Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực, các cuộc phỏng vấn cung cấp “một cách để tìm hiểu điều gì đang xảy ra, hoặc điều gì đã xảy ra, có thể thúc đẩy nhân viên này… rời đi”.

Tuy nhiên, như cuộc đối thoại ví dụ ở trên, chúng… quá quá muộn. Trong một nghiên cứu gần đây của Gallup , hơn một nửa số nhân viên được khảo sát nói rằng không ai – kể cả người quản lý – đã nói chuyện về vai trò và cảm giác của họ trong ba tháng qua trước khi họ nghỉ việc. Và 52% nhân viên nghỉ việc nhấn mạnh rằng người quản lý hoặc tổ chức có thể đã có cơ hội làm điều gì đó để ngăn họ rời bỏ công việc của mình.

Đã huấn luyện hàng trăm nhân viên trong quá trình chuyển đổi nghề nghiệp hơn một thập kỷ, tôi có thể xác nhận những phát hiện này. Vô số khách hàng đã nói với tôi rằng họ ước rằng sếp của họ đã hỏi những câu hỏi để khuyến khích sự phát triển của họ, trước khi họ từ chức. Họ muốn những câu hỏi này đến từ người quản lý một cách chủ động, thay vì bắt đầu từ bộ phận nhân sự.

Tuy nhiên, trước khi đặt câu hỏi với tư cách là người quản lý, điều quan trọng là phải biết điều gì thúc đẩy nhân viên ở lại với tổ chức và tại sao. Nghiên cứu của Gallup cho thấy 12 nhu cầu mà nhà quản lý có thể đáp ứng để cải thiện sự gắn bó của nhân viên, bao gồm:

• Ưu tiên phát triển nhân viên

• Tạo điều kiện cho ý thức về mục đích (purpose)

• Quan tâm đến nhân viên

• Xem xét ý kiến ​​của nhân viên

• Tập trung vào điểm mạnh của nhân viên

Năm biện pháp này liên kết chặt chẽ với nghiên cứu được HBR công bố gần đây về các chiến lược tăng cường khả năng giữ chân. Với năm nhu cầu này, hãy cân nhắc kết hợp các câu hỏi bên dưới vào mục kiểm tra định kỳ với nhân viên trực tiếp của bạn, để bạn có thể hỏi nhân viên những câu hỏi họ muốn nghe trước khi họ rời đi:

1. BẠN MUỐN PHÁT TRIỂN TRONG TỔ CHỨC NÀY NHƯ THẾ NÀO?

Phát triển nghề nghiệp là yếu tố then chốt nhất được Gallup xác định và 2/3 số người – bất kể trình độ – rời bỏ công ty vì thiếu cơ hội phát triển nghề nghiệp. Với suy nghĩ này, điều quan trọng là phải tìm ra những cơ hội phát triển mà mỗi nhân viên cần để phát triển tối ưu, cho dù là hoạt động tài trợ, huấn luyện, cố vấn hoặc các nhiệm vụ đầy thử thách.

Để có câu trả lời, bạn cũng có thể hỏi, “Bạn muốn làm/giữ công việc/vai trò nào (cho dù nó có tồn tại hay không), và tôi có thể làm gì với tư cách là người quản lý của bạn để khuyến khích sự phát triển của bạn trong công ty này?”

2. BẠN CÓ CẢM THẤY CÓ MỤC ĐÍCH (PURPOSE) TRONG CÔNG VIỆC CỦA MÌNH KHÔNG?

Trong 5 năm Sara làm việc cho công ty dịch vụ tài chính mà cô đã từ chức, cô chưa bao giờ cảm thấy rằng công việc của mình ảnh hưởng đến cuộc sống của mọi người một cách có ý nghĩa. Bằng cách gia nhập một công ty Fintech cam kết cải thiện khả năng tiếp cận và khả năng chi trả các dịch vụ tài chính cho những người không được phục vụ, cô ấy rất vui mừng rằng những nỗ lực Marketing của mình có thể tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của những người cần tiếp cận vốn. Người chủ và người quản lý của cô đã bỏ lỡ một cơ hội để khai thác niềm đam mê và mục đích của Sara trong vai trò giám đốc Marketing của cô.

Người quản lý có thể đóng một vai trò có ý nghĩa trong việc giúp nhân viên hiểu công việc của họ đóng góp như thế nào vào sứ mệnh rộng lớn hơn của tổ chức . Công việc cần giúp nhân viên cảm thấy có mục đích và kết nối với các giá trị/niềm tin của chính họ.

3. BẠN CẦN GÌ Ở TÔI ĐỂ LÀM TỐT NHẤT CÔNG VIỆC CỦA BẠN?

Các nhà quản lý hiệu quả nhất tôn trọng và quan tâm đến nhân viên bằng cách quan tâm tới từng cá nhân, thừa nhận thành tích của họ, trò chuyện về hiệu suất và thực hiện các đánh giá chính thức. Những hành vi hỗ trợ này xây dựng một môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy an toàn khi thử nghiệm những ý tưởng mới, chia sẻ thông tin, khám phá các cơ hội phát triển và hỗ trợ lẫn nhau.

Khi bạn tìm hiểu xem nhân viên của mình cần những gì để hoàn thành công việc tốt nhất, bạn cũng có thể hỏi, “Sự thất vọng lớn nhất của bạn về bản thân là gì và tôi có thể thực hiện hành động nào để giúp bạn giải quyết vấn đề đó? Bạn đã cố gắng nói gì với tôi mà tôi không nghe thấy? Bạn muốn được công nhận như thế nào? ”

4. CHÚNG TÔI HIỆN ĐANG KHÔNG LÀM GÌ VỚI TƯ CÁCH LÀ MỘT CÔNG TY MÀ BẠN CẢM THẤY CHÚNG TÔI NÊN LÀM?

Các nhà quản lý tốt nhất cho người lao động biết rằng ý kiến ​​của họ có giá trị bằng cách thúc đẩy đối thoại cởi mở và cung cấp phản hồi trung thực về ý kiến ​​và đề xuất của nhân viên, ủng hộ những ý kiến ​​hay và giải quyết những ý kiến ​​không khả thi. Bằng cách hỏi từng thành viên trong nhóm về những gì họ cảm thấy công ty có thể làm tốt hơn, những cơ hội thị trường mà tổ chức có thể đang bỏ qua và cách tận dụng các nguồn lực của công ty hiệu quả hơn, bạn đang xác nhận rằng suy nghĩ của họ là quan trọng.

Bạn cũng có thể hỏi những câu như, “Bạn có hài lòng với chính sách làm việc tại hiện tại của chúng ta không? Nếu không, bạn nghĩ cần thay đổi điều gì? Vui lòng cho biết mức độ hài lòng của bạn với các công cụ bạn sử dụng để giao tiếp với đồng nghiệp khi làm việc từ xa? ”

5. BẠN CÓ CƠ HỘI ĐỂ LÀM NHỮNG GÌ BẠN GIỎI NHẤT MỖI NGÀY KHÔNG?

Khi Sara đảm nhận vai trò Marketing, cô ấy tập trung vào phân tích dữ liệu. Mặc dù cô ấy thành thạo trong việc phân tích dữ liệu khách hàng, nhưng cô ấy chưa bao giờ coi đó là một trong những thế mạnh của mình. Vai trò mới sẽ cho phép cô ấy tập trung vào việc xây dựng thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng, đó là những lĩnh vực mà cô ấy yêu thích và vượt trội. Một lần nữa, người chủ cũ của cô ấy đã bỏ lỡ cơ hội khai thác những tài năng tốt nhất của Sara trước khi cô ấy cống hiến chung cho tổ chức mới.

Để xác định xem nhân viên của bạn có đang tập trung vào điểm mạnh hay không, bạn cũng có thể hỏi, “Phần tốt nhất trong công việc của bạn là gì? Bạn không sử dụng tài năng nào trong vai trò hiện tại của mình? Bạn sẽ loại bỏ phần công việc nào nếu có thể? ”

Khi các nhà quản lý làm cho việc kiểm tra năm câu hỏi này trở thành một phần thường xuyên trong cách họ tương tác với nhân viên của mình, chúng sẽ giúp đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy được coi trọng và có giá trị. Và khi người quản lý giúp các cá nhân trong nhóm của họ cảm thấy như vậy, khả năng nhân viên sẽ trở thành người ủng hộ (cho công việc) nhiệt tình của bộ phận và tổ chức.